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招待状をGoogleフォームで作った理由
自分が結婚式に招待されるときにずーっと疑問だったこと。
友達「○月○日に△△で結婚式をします！時間は、□時から！来てくれる？来てくれるなら招待状送るから住所教えて〜！」
私「おめでとー！出席で！住所は〇〇です！」
そして数日後、招待状が届きます。
結婚式の案内に書かれていることは、こちら。
- 日時：○月○日
- 場所：△△
- 挙式：□時〜
そして招待状を受け取った私は返信用ハガキの出席に丸をつけ、住所を書いてポストに入れる…
これ、お互い二度手間やない！？
ホント、ずっと疑問でした。
お互いの知りたい情報は、メッセージの時点で分かっているのにどうしてわざわざ面倒臭いことをするのだろうと。
自分たちが招待状を送る側になったのでこの疑問を調べてみると、「それが結婚式のマナーで来てくれる人に対する礼儀だから。」と、出てきました。
結婚式のマナーとか当たり前とか礼儀とかよりも、自分が招待される側のときどう思うか考えたら「別に、招待状がなくても何も思わん。」ということで、自分たちの結婚式では、紙の招待状は出さず、Googleフォームで招待状を作成することにしました。
招待状をGoogleフォームでつくるメリット
招待状をGoogleフォームにしたメリットを紹介します。
無料で作れる
Googleフォームは完全無料で使えます。
紙の招待状を送るときの1人あたりの費用を計算すると…
- 招待状セット（招待状、会場などの案内、返信ハガキ） 800円
- 招待状送る用切手 94円
- 返信ハガキ用切手 63円
宛名を書くペンや失敗したときの予備も考慮するとゲスト1人あたりにかかる招待状は約1,000円。準備する招待状の枚数は、ゲストの人数×7割。
45名招待するので1000円×45名×0.7=31,500円は、かかりそう。Google フォームなら、それらの費用は一切かかりません。
作業時間の短縮
招待状の製作、郵送などにかかる時間が大幅に短縮できます。
紙の招待状を送る場合
- 招待状のデザイン選ぶ
- 発注or手作りする
- ゲストに住所を聞く
- 宛名を記入
- 切手を買って貼る
- ポストに投函
- 返信が来たら開封して情報をまとめる
Googleフォームで招待状を作る場合
- 招待状に必要な項目を入力
- LINEで「入力お願いします」と連絡
以上！Googleフォームで招待状を作るのに、かかった時間は15分前後。費用だけでなく、作業時間も大幅に短縮できます。
情報の変更が簡単
文字のミスや情報を追加（消去）したいときも、簡単に変更できます。紙の招待状だと、印刷後の変更は大変そう…。
Googleマップで会場の地図をつけて、情報をよりわかりやすく伝えることもできます。
ゲストの手間が省ける
Google フォームを使えば、ゲストの手間も少なくなります。
紙の招待状の場合
- 「招待状送りたいから住所教えて」と聞かれ、住所を教える
- 招待状が届いて返信用ハガキのマナーを調べる
- 丁寧にペンで記入する
- ハガキをポストに投函
Googleフォーム招待状の場合
- 入力する
- 送信する
以上！
「ハガキ早く出し行かなきゃ〜。字、汚いしなぁ…。てか返信用ハガキってルールあったよね？」そんな心配もなく、スマホでサクッと返信できる。
ゲストの回答をまとめてくれる
Googleフォームのありがたい機能…！Googleスプレットシート（エクセルみたいなの）に、ゲストの回答をまとめてくれます。返信はがきの内容を改めてまとめる必要もなし。
紛失の心配がない
スマホからアクセスできるので招待状を紛失する心配がない！
回答後、すぐ反映される
実際に利用して気づいたメリット。「回答よろしく〜」ってLINEする→５分後に「回答したよ」→すぐ確認できる。
ポストに投函してからの時差もないので、回答がギリギリでも安心。
URL送って5分後に「出席」って反映されるの嬉しすぎ
名前ミスの心配がない
席札などを制作するときは、ゲストの回答してくれた名前をコピー＆ペーストで完成。
手書きだと難しい漢字のときに、じっくり目を凝らさないといけませんが（例えば「わたなべ（渡邊、渡邉）」さんの「なべ（邊、邉）」とか）コピペで簡単に解決です。
招待状をGoogleフォームでつくるデメリット
招待状をGoogleフォームにしたデメリットを紹介します。
Googleアカウントを作る必要がある
Googleアカウントを持ってない場合、アカウントを作る必要があります。アカウントがない人は少し面倒かもしれません。
アカウント登録は無料でできます。回答する側は、アカウントなしでも◎
紙の招待状のほうがかわいい
Googleフォームは、機能やフォントが限られます。可愛いさでいうなら断然、紙の招待状です。あとGoogleフォームで作ったことがバレバレ。
マナー違反という人も中にはいる
新しい試みなので「招待状を出さないなんて非常識！」と中には反対する人もいる可能性も…。（私たちのときは、いませんでした）
それはその人の考えなので仕方ない。私たちなら、その人にだけサクッと紙の招待状を送ります。我々も親族には紙の招待状を送った。
Googleフォーム招待状の作り方
私たちが実際に送ったGoogleフォーム招待状の作り方をご紹介します。
Googleフォームの設定
Googleフォームの設定は上部の真ん中にあります。
設定は、下記のようにしました。
| テストにする | OFF |
| （回答）メールアドレスを収集 | ON |
| （回答）回答のコピーを回答者に送信 | 常に表示 |
| （回答）回答の編集を許可する | ON |
| （回答）回答を 1 回に制限する | OFF |
| プレゼンテーション | すべてOFF |
| デフォルト | すべてOFF |
気をつけてほしいのが「（回答）回答を 1 回に制限する」を、必ず「OFF」にすること。ここが「ON」になっていると回答者（ゲスト）がGoogleアカウントを持っていないと回答ができません。
Googleフォームの質問
Googleフォームの質問は全部で１３ブロック。（実際にゲストが回答するのは太字の９項目）
ゲストに事前配布するトレーナーのサイズも招待状で回答してもらいました。
| フォームのタイトル | 新郎家 新婦家 挙式 披露宴のご案内 |
| フォームの説明 | ご挨拶 |
| 【０１】タイトルと説明を追加（タイトル） | 提出締め切り |
| 【０１】タイトルと説明を追加（説明） | 会場、日時、会費 |
| 【０２】タイトルと説明を追加（タイトル） | ゲスト専用WEBページのご案内 |
| 【０２】タイトルと説明を追加（説明） | ゲスト専用WEBページURL、パスワード |
| 【０３】質問を追加-ラジオボタン-必須 | ご出席、ご欠席 |
| 【０４】質問を追加-記述式-必須 | お名前（漢字） |
| 【０５】質問を追加-記述式-必須 | お名前（ふりがな） |
| 【０６】質問を追加-記述式-必須 | 郵便番号 |
| 【０７】質問を追加-記述式-必須 | ご住所 |
| 【０８】質問を追加-記述式-必須 | 電話番号 |
| 【０９】質問を追加-段落 | アレルギー等ございましたらご記入ください |
| 【１０】タイトルと説明を追加（タイトル） | 当日はカジュアルな格好でお越しください |
| 【１０】タイトルと説明を追加（説明） | トレーナー配布の説明 |
| 【１１】質問を追加-ラジオボタン-必須 | トレーナーのサイズ |
| 【１２】質問を追加-段落 | ご質問、メッセージご自由にどうぞ |
| 【１３】タイトルと説明を追加（タイトル） | 回答ありがとうございました。 |
| 【１３】タイトルと説明を追加（説明） | 新郎氏名・新婦氏名 |
まとめ
Googleフォームでの招待状は、スマホで回答できる手軽さがゲストにも好評でした！「ポストに投函するのってつい後回しにしてしまうけんスマホで回答できるのはありがたい。」と友だちに言われました！
Googleフォームで招待状をつくる
メリット
- 無料で作れる
- 作業時間の短縮
- 情報の変更・追加が簡単
- ゲストの手間が省ける
- ゲストの回答をまとめてくれる
- 当日のゲストの持ち物が減る
- 回答後、すぐ反映される
- 名前ミスの心配がない
デメリット
- Googleアカウントを作る必要がある
- 紙の招待状のほうがかわいい
- 人によってはマナー違反という人もいるかも
「Googleフォームはさすがに…」という方は、費用はかかりますがオンライン招待状もおすすめです！
